起来,不愿做工具的奴隶!

2017-07-21 13:46 职场指南 souqiancheng

   回想走上工作岗位时,没有电脑,一切全是人工手写手画,一路走来,对日常的办公软件基本都能够使用,但它们确实给我们的办公效率提高带来了革命性的变化。但由于真不懂编程,只知其然,难知其所以然,使用也差不多只有二三层内容,根本谈不上研究、深入和精通。今天中国人力资源网想谈谈工具本身及工具以外的事。

      它们一旦消失将不可想象

      现代办公,如果没有如楼主讲的这些办公软件,真不知道我们的办公会成什么样子,或者说真正还有多少人会办公,还有多少单位的办公系统能否运转。它们已经成了我们工作、生活的左膀右臂,没有它们,我们就失去头足,没有了方向和行动力。

真感谢创造它们的大师

      面对我们每天都在使用的办公软件WindowWordExcelPPTOACAD等,感受它们给我们工作带来快速、便捷、准确、规范的同时,是否想象和感谢过发明创造他们的先贤。相信在一代更比一代强的他们后生同行努力下,这些工具都会变得更人性化、便宜化、功能更强大,同时给我们的办公带来更高更快更强的效率。

      使用它们并尊重它们的创造者,才会在使用不顺、偶尔中毒时心静而坦然。

      尽可能熟练使用它们

      学习并掌握这些工具的所有功能,是任何一个使用它们的人都想达到的,但时间、岗位是不是允许这样做,或者有机会学会了它们,却没有全面使用它们这些功能的现实,是不是也会在学而不适习之而渐渐还给了老师呢?

      所以,根据各自岗位使用这些工作的需要,而掌握应当掌握的功能和技巧,并尽量熟练使用,这才是根本。比如:HRM一般没有机会如考勤专员那样熟练掌握考勤系统、HRD也没有可能如助理那样熟练使用OA系统。当然,最需要熟练使用它们的可以是专员、助理、秘书等。

      我坚信,再怎么努力,也不可能如齐涛那样熟练使用Excel、不可能如bobo那样精通2号人事部、不可能如助理那样打字快速、不可能如小姑娘们那样熟练使用微信QQ、不可能如IT部电脑维修师那样熟练使用投影仪电话会议设备等。但是,对这些办公直接用得着的东西,我还是会尽量懂得基本使用,对不经常使用的,估计只能让他人代劳了,这也是分工协作的需要嘛,更是每个人时间精力职责所要求的,不可能一个人什么都会、都精啊。

       扬长避短才是用好它们

       我们所使用的这些办公工具,相互之间不少存在着敌中有我,我中有敌的情况,但每种工具都有独特而优势之处,这些优势正是我们应当频繁使用之处,把这些优势使用熟练了,我们的办公效率才会更高,不要抱着使用某种工具中不具有的优势不放。比如:Word在处理文字时比Excel要强,而Excel在处理表格时比Word要强,但它们都可以处理文字和表格,办公时,单独处理文字就不要用Excel、单独做表格时就不要用Word

      以上建议不一定正确,反正意思就是尽量使用它们的优势,对我们办公效率提高才更有帮助。正如厨房的工具也很多,筷子也可以炒菜,但不是铲子那样强,炒锅也可以煮饭,但不如蒸饭煲那样做出来的饭快速而且好吃,砍刀也可以切菜,但不如菜刀那样好使和好切,这些各具优势的厨具加在一起就是我们做饭用的工具。

      正确使用它们是基础

      在安装、购买或使用它们之前,虽然有说明书,甚至合作单位的师傅或培训,但如果没有按照规范化的使用和操作它们,不但不会带来办公效率提高,还会导致一些错误结果产生。如果靠自己个人摸索着学习,速度又慢,极可能走不少弯路。一些办公软件的书籍、培训班还是可以上的,一些熟练它们的大师发表的文章更是不要错过。

      熟练是没有上限的,不断与同行们交流切磋,可以互通有无,获得意外的长进。特别是各单位经常搞的办公软件培训、技巧交流等,非常适用。

      工具之外的操盘手

      一般的办公软件越熟练使用越好,但OA2号人事部之类的办公系统,就不是使用者能够左右了,这是由公司领导决策说了算,比如:开发哪些功能、购买哪些模块、给哪些人赋予何等权限等。一旦确定,张三就只能熟练他的一亩三分地的东西了,一般情况下无权去熟悉别人领土,甚至公司可以规定那样的行为是违规的。

      另外,工具里会输入许多数据、文字、图表等,更会经过计算、归纳出许多结果,如果运用这些结果,从结果中看出些门道来,以指导个人、部门和公司的未来工作,这就与熟练使用它们没有多大关系了。要最大化的使用好这些工具带来的大数据,我们必须更懂得人资专业、其他部门业务、公司经营,如果没有这些做支撑,我们只能望数据而兴叹,只好将他们交给其他部门或领导,自己只是一个二传手,给别人做了美丽的嫁衣,成果或光环多半会算在别人头上。

      我们要熟练使用这些工具,但不要做这些工具的奴隶,要跳出工具,看到工具之外映射出的种种迹象,并做出恰当的处理和预防措施。

      总的来看,越熟练使用这些工具的人员,多数都会成为懂业务、会经营的人的下属,只不过只要听话,这种下属相对比较稳定,比那些熟练程度差的人要稳定一些。这就是为什么老人家不会或很少用枪,周边却有众多谋士、勇将,从枪杆子里面取得了政权。

      使用这些工具特别牛的人,容易成为这方面专家,令人信服,拥有相当学生,可以走上这方面的讲台,但很难成为中高层管理者,因为太专,哪有时间去研究经营管理,研究专业与经营管理本来就是不同的思路和工作方法;正如打枪准的可以当神枪手、阻击手,关键时刻派得上用场,甚至立下攻城拔寨的头功,但什么什么长之类的职位很难胜任,同理,枪法现在好并不等于今后一直会好,只有不断勤练习,才能保证不会三天不练手生的情况,把枪打准是讲求三点一线、心静气匀、眼神好、枪好,什么长就需要懂军事理论、心理学等。

       劳力者始终为劳心者服务,这条规律和真理一时半会也难以打破啊。


文章来源搜前途http://www.souqiancheng.com,了解职场更多问题请关注!
展开