人力资源表单的设计规范

2017-09-15 16:54 人力资源管理 搜前途

   规范的人力资源管理离不开大量的工作表单,很多具体的管理工作都是通多表单为载体来完成。同时,人力资源工作表单是人力资源管理部门与员工的接触媒介,通过工作表单可以体现人力资源管理的理念、风格和水平。为了便于对人力资源工作表单进行统一管理,可以依据一定的逻辑脉络进行分类梳理。常见的分类方式是按照人力资源管理的职能进行分类,首先划分成招聘、薪资、绩效、培训等大类,其次再对每一个大类进行细化分类,比如招聘再细化为招聘计划类、面试环节类、录用审批类等。下表中国人力资源管理网小编列出了一些常见的表单分类和典型的表单名称,供大家参考。

人力资源常用表单分类

分类

表单名称

招聘与面试

《招聘申请表》、《职位说明书》、《应聘人员登记表》、《面试评价表》、《背景调查表》、《录用审批表》、《录用通知书》、《新员工入职通知单》、《新员工入职引导表》

员工管理

《岗位变动通知书》、《人员调动审批表》、《人事调动交接单》、《干部任免通知书》、《新员工试用期考核表》、《员工请假单》、《员工考勤记录表》、《加班审批表》、《员工离职审批表》、《离职交接程序单》、《离职通知书》、《离职证明》、《在职证明》

档案与合同

《员工人事资料表》、《劳动合同范本》、《续签劳动合同通知书》、《解除劳动合同通知书》、《员工花名册》

培训与开发

《外派培训申请表》、《员工培训评估表》、《培训满意度调查表》、《新员工培训计划表》、《员工培训需求调查表》

绩效管理

《综合能力考核表》、《员工绩效考核表》、《绩效反馈记录表》、《工作计划表》、《部门考核指标分解表》、《试用期员工考核表》

薪酬福利管理

《员工薪资单》、《员工工资表》、《调薪通知单》、《新员工工资核定表》、《工资计算表》、《员工工资变动申请表》、《加班费申请单》、《员工离职工资结算单》

 

人力资源表单的要遵循一定的设计规范,才能达到规范、美观的效果。风格统一的表单样式也能够提升使用者的识别度,降低学习成本。

1、标识和名称

一般而言,在表单的左上角放置企业的标识和名称,以体现公司整体VI形象,并给人以权威、专业的暗示。企业标识和企业名所占的面积不宜过大,不影响表单的整体视觉感受。

在表单的正上方设计表单名称,表单名称中不需要再加入企业名称,只有对外使用的表单需要加注企业的全称。表单名称要简明扼要,突出体现表单内容主旨。表单名称的字体应比表单主体内容稍大,并可加粗。

2、表单编号

为了便于统一管理,每一个人力资源表单应该设置唯一的编号,编号规则由人力资源部门制定或者遵循企业整体表单编号规则。表单编号可以放置在表单的右上角或者左下角。

表单编号规则示意:

1.png

3、表单内容

一般在表单名称下面设计表单的内容,表单内容包括类别标题、字段名称、空白输入框、内容选项、审批意见、签名区域等。表单内容要上下统一,同一类别的内容在字体字号、颜色、对齐方式等方面要保持一致。比如,所有的字段名称均使用宋体五号字,左对齐。另外,为了保持外观的整齐,相似内容的行高、列宽等尽量保持一致。不同表单的相同字段应该保持统一的名称,比如所有表单的审批拦都称作“审批意见”,而不是“签批意见”、“审批意见”、“领导审批”等随意使用。

4、页面布局

表单应尽量使用标准的且统一的纸张幅面,比如A416开等。表单的布局应该有统一的规范设计,比如版式、页边距、各表单要素的位置等,下图给出了页面布局的示意。推荐阅读:看精明能干的HR如何替你激活员工效能?

2.png

本文作者王松林。

 


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